Das Aufkommen des Cloud-Speichers hat zu Recht den Stress des Umgangs mit überfüllten Papierarbeiten beseitigt. So können Arbeitgeber Zeit sparen und gleichzeitig den Workflow verbessern. Wenn Sie also weniger Papierdokumente verwenden und die Effizienz verbessern möchten, sind Sie hier richtig. In diesem Artikel finden Sie sechs der besten Dokumentverwaltungssoftware zur Auswahl.

Dokumentenverwaltungssoftware, auch als Dokumentenverwaltungssysteme (Document Management Systems, DMS) bezeichnet, sind Computerprogramme, die speziell zum Verfolgen, Optimieren und Verwalten von Dokumenten und Workflows entwickelt wurden, mit dem Hauptziel, die Arbeitslast zu verringern und den Workflow zu beschleunigen.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über einige der besten verfügbaren Tools zum Verwalten von Dokumenten.

Was ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware für den PC?

eFileCabinet

eFileCabinet ist heute wohl die führende Dokumentenverwaltungssoftware. Es wurde entwickelt, um das Speichern, Abrufen und Freigeben von Office-Dateien zu vereinfachen. Die Funktion der Software geht jedoch über das Dokumentenmanagement hinaus, da sie auch mit Tools für das Rechnungswesen und das Personalmanagement ausgestattet ist.

eFileCabinet bietet zwei Unterstützungsvarianten: die Desktop-Version (Windows 10-kompatibel) und die mobile Version, die speziell für mobile Geräte entwickelt wurde.

Diese Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über eine sogenannte Cloud-Ansicht, mit der Benutzer ihre Dateien in der Cloud direkt über die Plattform der Software sichern können. Mit dieser Funktion können Benutzer auf einfache Weise Dateien über jedes Gerät anzeigen und extrahieren, sofern ein solches Gerät mit dem Internet verbunden ist.

Darüber hinaus erfüllt eFileCabinet alle erforderlichen Branchenanforderungen, einschließlich SEC, HIPAA, FINRA und anderer Standardanforderungen.

Darüber hinaus funktioniert die Software perfekt mit SecureDrawer, einer einzigartigen Freigabefunktion, die als End-to-End-Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien zwischen Ihnen und Ihren Kunden dient. Sie kann nahtlos in eine Vielzahl von Drittanbieter-Software wie MS Outlook integriert werden. sichere eSignatur, Scanner, Drucker und mehr.

Lastl,. Die Dokumentenverwaltungssoftware eFileCabinet bietet sowohl Online- als auch On-Premise-Dienste. Die Software bietet neuen Benutzern eine zweiwöchige kostenlose Testversion. Danach können sie einen kostenpflichtigen Tarif zum Einstiegspreis von 15 US-Dollar abonnieren.

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OpenKM

OpenKM ist ohne Zweifel eine der beliebtesten Dokumentenverwaltungssoftware auf dem Markt. Es handelt sich um eine äußerst vielseitige Verwaltungssoftware für Unternehmen, die für die Ausführung von Büroaufgaben entwickelt wurde, von der Dokumentenverwaltung über die Workflow-Automatisierung bis hin zu Verwaltungsfunktionen.

Das Tool wurde speziell für Windows-Computer entwickelt. Sie können jedoch auch über eine Vielzahl anderer Desktop-Betriebssysteme wie Linux darauf zugreifen.

Grundsätzlich enthält die Dokumentenverwaltungssoftware einen dynamischen Satz von Modulen, die die gesamten Verwaltungsvorgänge der Software ausführen. Einige dieser Module umfassen: Elektronische Rechnungsstellung, eSignatur, Kryptographie (zur Dateiverschlüsselung und -entschlüsselung), Barcode, Mail Archiver und mehr.

Das flexible Design der Software ermöglicht außerdem die nahtlose Integration in relevante Office-Tools wie AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office und mehr. Es verfügt auch über ein steckbares Authentifizierungssystem, das mit externen Datenbanken oder Servern wie SQL, Oracle, MySQL und einigen anderen verbunden werden kann.

In Anbetracht des Vorstehenden haben Benutzer die Möglichkeit, ihren gesamten Arbeitsablauf zu rationalisieren, um die Effizienz zu verbessern. Daher wird diese Dokumentenverwaltungssoftware von vielen eher als Projektverwaltungssoftware als als gewöhnlicher Dokumentenverwalter angesehen.

OpenKM bietet neuen Benutzern zwei grundlegende Pläne: OpenKM Community und OpenKM Professional. Ersteres ist kostenlos erhältlich (mit eingeschränkten Funktionen), während letzteres mit leistungsstärkeren Funktionen ein kostenpflichtiger Plan ist und als Angebot angeboten wird (benutzerdefinierte Preisgestaltung).

Um weitere Informationen über das System der Software und die Downloadanforderungen zu erhalten, melden Sie sich auf der OpenKM-Download-Website an.

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