Die Rezeption ist das Gesicht und die Stimme jeder Organisation. Eine automatisierte Software für Empfangsmitarbeiter vereinfacht den gesamten Prozess des Besuchermanagements. Ob Kunde, Kandidat oder Kunde - die Rezeptionistin ist für sie die erste Anlaufstelle für die Organisation. Das ist der ganze Grund, warum sie für ein Unternehmen genauso wichtig sind wie für die Personalabteilung oder die Marketingabteilung.

Daher ist eine Empfangsdame in erster Linie für ein angenehmes Erlebnis ab dem Zeitpunkt verantwortlich, an dem der Kunde anruft oder die Organisation betritt. Es kann jedoch stressig sein, die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, online und bei Anrufen zu verwalten.

Verschiedene Aufgaben im Büro wie das Anrufen von Kunden, das Abrechnen, das Planen von Terminen usw. können zu ihrem bereits herausfordernden Job beitragen. Dann kommt eine automatisierte Software für Empfangsmitarbeiter zum Einsatz.

Hier finden Sie eine kurze Liste einiger der führenden Front-Office-Management-Softwaresysteme für mehr Effizienz im Jahr 2019.

Was sind die besten automatisierten Rezeptionstools für PCs?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, verfügbar als Apps und Downloads, trägt zur Verbesserung der Geschäftskommunikation bei. Diese cloudbasierte Software für automatisierte Empfangsmitarbeiter lässt sich mühelos in Webbrowser, Smartphones und Geschäftsprodukte integrieren.

Die Business-Telefonsysteme von Vonage eignen sich perfekt für mittelständische Unternehmen, die ihre VoIP-Telefonsysteme mit Geräten abstimmen, die im Internet funktionieren.

Es hilft den Unternehmen auch, eine Verbindung über das Telefon, per SMS oder per Videokonferenz herzustellen, was den Rezeptionisten viel Zeit spart.

Zu den Hauptmerkmalen zählen die Anrufansage, die Option "Nicht stören" oder das Screening, um verschiedene Geräte an einer Nebenstelle anzuschließen. Kundenbetreuer können Anrufe über das Admin-Portal verwalten und Anrufaufzeichnungen auswerten, die Sichtbarkeit des Dashboards ändern und vieles mehr.

Sie können auch Rechnungsdetails anzeigen und Einwahlbeschränkungen im Portal beheben. Neben Desktop-Lösungen können Benutzer auch die mobile App für den einfachen Zugriff herunterladen. Es kann auch mit Google, Outlook oder CRM synchronisiert werden.

Preis: ab 19, 99 USD.

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GoCanvas

Dateneingabe und Kontaktverwaltung sind einer der entscheidenden Aspekte des Personals an der Rezeption. GoCanvas ist eine der besten Front-Office-Verwaltungssoftware, mit der Benutzer ihre Arbeit in wenigen Minuten erledigen können.

Es bietet leistungsstarke Funktionen für Unternehmen, mit denen Benutzer unbegrenzt viele Formulare erstellen und ausfüllen können. Als Bonus können Benutzer auch unbegrenzt Daten speichern.

Es bietet ein Drag & Drop-Tool, mit dem Benutzer ihre eigenen mobilen Apps ohne Programmier- oder Programmieraufwand erstellen können. Außerdem können Benutzer mit nur einem Klick Bilder aufnehmen, um Werkzeuge zu überprüfen oder Nashörner zu überwachen.

Darüber hinaus hilft es Ihnen, einen Kundenauftrag zu bestätigen, indem Sie einfach eine Unterschrift auf Ihrem Smartphone erhalten.

Canvas hilft auch bei Berechnungen, um den Auftragspreis korrekt zu schätzen. Was ist mehr? Es informiert Benutzer mit GPS-Tracking über die Ausrüstung oder den Standort der Teammitglieder.

Das Scannen von Barcodes mit einem Klick, die nahtlose Integration mobiler Zahlungen und das Hochladen von Kundendatenbanken in anderen Apps sind weitere bemerkenswerte Funktionen.

Preis: kostenlose Testversion verfügbar; Enterprise-Version ab 45 US-Dollar.

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Mit freundlichen Grüßen Digital Receptionist

Greetly Digital Receptionist ist eine App zum Einchecken von Besuchern, mit der Benutzer mehr erledigen können. Die Administration ist ein kritischer und komplexer Bestandteil jeder Organisation und vereinfacht den Workflow durch Automatisierung.

Von der Verwaltung der Rezeption bis hin zur Festlegung von Besprechungen oder Reiseplänen hilft diese Software, das Multitasking zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Diese Front-Office-Verwaltungssoftware zielt darauf ab, Geld zu sparen und die Effizienz zu steigern, während gleichzeitig ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten geboten wird. Es arbeitet mit einem Cloud-basierten Besucherprotokoll und ist für zusätzlichen Komfort immer verfügbar.

Darüber hinaus werden sofortige Warnungen über eine Sprachnachricht, E-Mails, Textnachrichten oder mithilfe von Slack gesendet.

Preis: 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar; startet ab 99 $ / Monat.

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Jive Voice

Jive Voice ist eine weitere cloudbasierte und integrierte automatisierte Aufzeichnung

Diese Software für Empfangsmitarbeiter eignet sich für verschiedene Unternehmen aller Größen. Von Voicemail-Boxen bis hin zu Software für virtuelle Empfangsmitarbeiter bietet es eine Reihe von gehosteten VoIP-Suiten. Dieses automatische Vermittlungssystem verwaltet und aktualisiert das Telefonsystem in Echtzeit. Dies kann von einem internetgestützten Gerät über die Jive-Website erfolgen.

Der visuelle Wählplan-Editor der App unterstützt die Einrichtung des Telefonsystems auf erstaunliche Weise. Mithilfe eines benutzerdefinierten Wählplans, der nach dem Verlassen des Benutzers automatisch aktiviert wird, können Sie vorab Zeitpläne erstellen. Benutzer können auch benutzerdefinierte Begrüßungen hinzufügen und gleichzeitig den Zeitplan für den gesamten Tag hinzufügen.

Eine weitere wichtige Funktion ist Find Me / Follow Me, mit der Benutzer eingehende Anrufe in einer bestimmten Reihenfolge an mehrere Telefone weiterleiten können. Auf diese Weise können einzelne Benutzer einen exklusiven Anrufverlauf aufbauen, während sie zu ihrer Nebenstelle wechseln.

Preis: ab 19, 95 USD.

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Hootsuite

Beim Verwalten der Rezeption geht es nicht nur darum, Anrufe anzunehmen oder Besucher zu verwalten. Es geht aber auch darum, eine Kundendatenbank zu finden und zu erstellen. Eine der besten Möglichkeiten, dies heute zu tun, ist Social Media.

Hootsuite ist zweifellos eine der führenden Software, mit der Benutzer ihre sozialen Medien an einem Ort verwalten können. Auf diese Weise fungiert es gleichzeitig als wettbewerbsfähige Front-Office-Verwaltungssoftware, die Empfangsmitarbeitern hilft, Zugang zu den sozialen Medien zu erhalten.

Die Software spart Zeit, indem sie Benutzern hilft, ihre sozialen Posts zu planen. Es hilft ihnen, jederzeit auf Social Media-Plattformen aktiv zu bleiben, indem automatisch mehrere Posts auf allen Social Accounts gleichzeitig geplant werden.

Außerdem werden die Benutzer mit vorautorisierten Inhalten auf dem Laufenden gehalten, die das Team veröffentlichen kann. Die Daten werden in der vom Benutzer bevorzugten Cloud-Datei gespeichert.

Was ist mehr? Darüber hinaus können Benutzer die Auswirkung von Social Media-Werbeaktionen mit detaillierten Berichten abschätzen. Darüber hinaus können Benutzer Social-Media-Chats mithilfe von Hashtags, Schlüsselwörtern und dem Standort suchen und filtern.

Benutzer können Konversationen in mehreren Sprachen finden. Auf diese Weise erhalten sie einen Einblick in das, was andere über ihre Marke usw. sagen.

Preis: 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar; danach bei 5, 99 $ / Monat festgesetzt.

Entgegen der landläufigen Meinung muss eine Rezeptionistin an der Rezeption viele Dinge erledigen. Von der Besucherverwaltung über die Teilnahme an Kundenanrufen, die Planung von Besprechungen, Mittagessen oder Reiserouten bis hin zur Verwaltung der Kundendatenbank muss noch viel getan werden.

Dies sind einige der am besten automatisierten Software für Empfangsmitarbeiter, mit denen sie Zeit sparen und die Dinge vereinfachen können. Beginnen Sie mit der Implementierung in Ihrem Unternehmen, um die Produktivität zu steigern.