Suchen Sie eine einfache und doch einfache Möglichkeit, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu teilen? Die Microsoft Planner-App hilft Ihnen dabei und mehr.

Seit ihrer Einführung hat die Microsoft Planner-App verschiedenen Teams auf der ganzen Welt geholfen, neue Pläne zu erstellen, verschiedene Aufgaben zu organisieren und zuzuweisen, Dokumente auszutauschen, per Chat zu diskutieren, woran jede Person gerade arbeitet, und Fortschrittsaktualisierungen für jede Aufgabe zu erhalten.

Einfach ausgedrückt, bietet die App eine visuelle Möglichkeit, die Teamarbeit zu organisieren und den Fortschritt für verschiedene Aufgaben auf dem Laufenden zu halten.

Die App wurde für Office 365 entwickelt, ist jedoch nur für Benutzer mit Abonnementplänen für Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium und Education verfügbar.

Dies bedeutet, dass es nicht für Regierungsabonnements oder den persönlichen Gebrauch verfügbar ist.

Zu den Aufgaben, die Sie mit der Microsoft Planner-App erfüllen können, gehören:

• Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen
• Hängen Sie Dateien, Fotos, Dokumente oder Links an
• Fügen Sie Aufgaben Checklisten hinzu
• Hinzufügen von Kommentaren zu Aufgaben
• Aufgaben mit Beschriftungen kennzeichnen
• Festlegen und Aktualisieren des Fortschritts für Aufgaben
• Legen Sie ein Vorschaubild für Aufgaben fest oder fügen Sie es hinzu
• Zeigen Sie den Fortschritt Ihrer Pläne an
• Alle Aufgaben und Pläne anzeigen
• Erhalten Sie E-Mails über Aufgaben und Pläne
• Aufgaben oder Pläne löschen
• Verfolgen Sie den Fortschritt von überall und auf jedem Gerät

So erstellen Sie einen Plan in der Microsoft Planner-App

Mit Microsoft Planner können Sie einen Plan erstellen, Ihr Team organisieren und aufbauen, Aufgaben zuweisen und Fortschrittsaktualisierungen abrufen.

Benutzer, die noch nicht mit Microsoft Planner vertraut sind, können auf tasks.office.com loslegen, Pläne in der Webanwendung erstellen und ihre Pläne dann auf Mobilgeräten anzeigen und aktualisieren. Bestehende Benutzer können Planner über das Web oder mobile Plattformen erhalten.

Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um den Einstieg zu erleichtern:

1. Anmelden
2. Erstellen Sie einen Plan
3. Fügen Sie eine Aufgabe hinzu
4. Legen Sie ein Datum für Ihre Aufgabe fest
5. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben
6. Fügen Sie Personen aus Ihrem Team hinzu
7. Weisen Sie Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zu
8. Verfolgen Sie den Fortschritt

Schritt 1: Anmelden

Wie bereits erwähnt, ist Microsoft Planner nur für Arbeits- oder Schulabonnements verfügbar. Um sich anzumelden, benötigen Sie Ihre Anmeldeinformationen für Arbeits- oder Schulkonten.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie keine Software auf Ihrem PC oder einem anderen Gerät installieren müssen, um die App zu nutzen. Sie stellen einfach eine Verbindung über Ihren Webbrowser her.

Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie Folgendes tun:

• Greifen Sie auf Ihre Website für Arbeits- oder Schulplaner zu
• Pläne anzeigen, bearbeiten und erstellen
• Aufgaben anzeigen, bearbeiten und erstellen
• Chatten Sie mit Teammitgliedern
• Verfolgen Sie den Fortschritt bei Plänen und Aufgaben

So melden Sie sich bei Microsoft Planner an:

1. Öffnen Sie den Webbrowser
2. Geben Sie in die Adressleiste http://office.com/signin oder https://portal.office.com ein
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur
4. Wählen Sie das Konto aus, mit dem Sie sich anmelden möchten
5. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort für das von Ihnen gewählte Konto ein
6. Anmelden

Hinweis: Wenn Sie bereits angemeldet sind oder über die Office 365-Umgebung für Ihren Arbeitsplatz verfügen, können Sie über den App-Launcher eine direkte Verbindung zu Microsoft Planner herstellen.

Befolgen Sie diese Schritte, um dies auszuführen:

1. Wählen Sie App Launcher in Ihrem Browserfenster
2. Wählen Sie die Planner-Kachel auf der Startseite oder im App-Bereich
3. Stellen Sie eine Verbindung zu Planner her

Erstellen eines Kontos bei Microsoft Planner

Um sich anzumelden, muss sich Ihre Arbeits- oder Schuleinrichtung für einen berechtigten Office 365-Plan angemeldet haben, und Ihr Administrator gibt Ihnen ein Konto.

Wenn Sie sich trotzdem nicht anmelden können, wenden Sie sich an Ihre Arbeit oder den Helpdesk Ihrer Schule.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Plan

Sobald Sie sich bei Microsoft Planner angemeldet haben, können Sie auf die Site zugreifen und die verfügbaren Pläne für jede Ihrer Office 365-Gruppen anzeigen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Plänen: öffentliche und private.

Öffentliche Pläne sind für alle Mitarbeiter Ihrer Arbeits- oder Schulorganisation sichtbar, dh, sie werden angezeigt, wenn ein Mitarbeiter der Organisation nach einem Plan sucht, während private Pläne für bestimmte Personen sichtbar sind, die dem Plan hinzugefügt wurden.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Plan öffentlich oder privat machen, wird Ihre Office 365-Gruppe auch öffentlich oder privat gemacht.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Plan zu erstellen:

1. Wählen Sie unter Favoritenpläne oder Alle Pläne einen Plan aus (Sie können einen neuen Plan auch durch Auswahl von Neuer Plan erstellen
2. Wenn Sie Neuer Plan auswählen, geben Sie Ihrem Plan einen Namen

   

3. Wählen Sie, wer Ihren Plan sehen kann
4. Wählen Sie Optionen, um:

• Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
• Entscheiden Sie, ob neue Mitglieder automatisch benachrichtigt werden sollen

1. Erstellen Sie einen Plan

Hinweis: Wenn Sie einen neuen Plan erstellen, wird auch eine neue Office 365-Gruppe erstellt. Dies erleichtert die Zusammenarbeit sowohl in Microsoft Planner als auch in anderen Anwendungen wie z. B. Outlook und OneDrive.

Nachdem Sie einen Plan erstellt haben, müssen Sie im nächsten Schritt Aufgaben hinzufügen.

Schritt 3: Hinzufügen von Aufgaben, Festlegen von Daten und Kategorisieren

Sie haben sich erfolgreich angemeldet, einen Plan erstellt und möchten nun Aufgaben zu Ihrem Plan hinzufügen.

Durch das Hinzufügen von Aufgaben wird einfach aufgeschlüsselt, was von wem erledigt werden muss.

So fügen Sie Ihrem Plan Aufgaben hinzu:

1. Geben Sie im Feld "Zu erledigen" einen Aufgabennamen ein
2. Wählen Sie Aufgabe hinzufügen (Sie können mehrere Aufgaben hinzufügen, indem Sie einen Aufgabennamen eingeben, dann die Eingabetaste drücken und die Eingabe fortsetzen, um weitere Aufgaben hinzuzufügen. Wenn das Feld Zu erledigen nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um das Feld anzuzeigen, und fügen Sie dann eine Aufgabe hinzu

Sie können Ihren Aufgaben weitere Details hinzufügen und das Erscheinungsbild im Board bestimmen.

Mit Microsoft Planner können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

• Stellen Sie für jede Aufgabe ein Vorschaubild ein. Hängen Sie dazu eine Datei, ein Foto oder einen Link an die Aufgabe an oder fügen Sie eine Checkliste hinzu.

Das erste Foto, die erste Datei oder der erste Link, den Sie anhängen, wird zur Vorschau. Wenn Sie einen anderen Anhang als Vorschau verwenden oder stattdessen eine Beschreibung verwenden möchten, wählen Sie die Aufgabe aus und dann Auf Karte anzeigen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf Karte anzeigen, um die Vorschau zu entfernen.

• Fügen Sie den Start und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe hinzu. Wählen Sie dazu eine Aufgabe aus und fügen Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum hinzu.

Die Daten können auch hinzugefügt werden, wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, indem Sie Fälligkeitsdatum festlegen auswählen.

Wenn Sie feststellen, dass ein Datum rot ist, bedeutet dies, dass die Aufgabe überfällig ist, auch wenn sie noch ausgeführt wird.

• Aufgaben mit Beschriftungen kennzeichnen. Mithilfe von Beschriftungen können Sie Merkmale, die für verschiedene Aufgaben wie Standort, Zeitplan und Aufgabenanforderungen gelten, schnell erkennen.

Um Ihren Aufgaben Beschriftungen hinzuzufügen, gehen Sie zum Forum, wählen Sie eine Aufgabe aus, wählen Sie die farbigen Kästchen auf der rechten Seite aus, wählen Sie die Flagge aus, die Sie verwenden möchten, und benennen Sie sie.

Schritt 4: Fügen Sie Personen zu Ihrem Team hinzu

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Personen zu Ihrem Team hinzuzufügen:

• Gehe zum Planer
• Wählen Sie Mitglieder
• Geben Sie den Namen des Mitglieds ein, das Sie hinzufügen möchten

Hinweis: Derzeit können Sie nur Personen in Ihrer Organisation hinzufügen. Es befindet sich jedoch ein Plan in der Entwicklung, mit dem Benutzer Personen außerhalb ihrer Organisation hinzufügen können. Weitere Funktionen, die sich derzeit in der Entwicklung befinden, können Sie in der Office 365-Roadmap anzeigen.

Sobald Sie Personen hinzugefügt haben, können Sie ihnen Aufgaben zuweisen.

Wenn Sie jemanden aus der Liste entfernen müssen oder jemanden in Ihrem Plan nicht mehr benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Pfeil neben Planen von Mitgliedern
2. Zeigen Sie auf die Person, die Sie entfernen möchten
3. Wähle die drei Punkte aus
4. Wählen Sie Entfernen

Schritt 5: Verfolgen Sie den Fortschritt

• Festlegen und Aktualisieren des Aufgabenfortschritts Die Microsoft Planner-App kategorisiert Aufgaben in "Nicht gestartet", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen".

Sie können den Fortschritt aktualisieren, indem Sie die Aufgabe auswählen und dann das Dropdown-Menü Fortschritt verwenden. Mithilfe einer Checkliste können Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen. Wenn Sie jedoch nach einem umfassenderen Plan suchen oder den Gesamtfortschritt von Aufgaben anzeigen möchten, bietet Ihnen die Diagrammansicht dies. Wenn Sie mit einer Aufgabe fertig sind, markieren Sie sie als erledigt, indem Sie darauf zeigen und das Häkchen markieren.

Hinweis: Sie können abgeschlossene Aufgaben anzeigen, indem Sie in der Aufgabenliste nach unten scrollen und Abgeschlossene anzeigen wählen.

Sobald Ihre Aufgaben festgelegt sind, können Sie sie in Gruppen organisieren und die Aufgaben hinzufügen, mit denen Sie bei der Arbeit zusammenarbeiten.

So erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu Aufgaben

Manchmal möchten Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs verfolgen. Dies wird durch die E-Mail-Benachrichtigungen in der Microsoft Planner-App ermöglicht.

E-Mail-Benachrichtigungen werden aktiviert, sobald Sie einen Plan erstellen, wenn Sie als Mitglied eines vorhandenen Plans hinzugefügt werden, wenn ein anderes Mitglied eine von Ihnen kommentierte Aufgabe kommentiert, wenn der Eigentümer des Plans Benachrichtigungen zu Aufgabenaktivitäten aktiviert oder wenn Sie eine abonniert haben planen.

Planinhaber können Benachrichtigungen auch über die App an den Feed des Plans senden, wenn eine Aufgabe zugewiesen oder als erledigt markiert wird.

Benachrichtigungen sind normalerweise standardmäßig deaktiviert. Um sie zu erhalten, müssen Sie sie aktivieren.

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

• Wählen Sie die drei Punkte rechts von Ihrem Plan aus
• Wählen Sie Plan bearbeiten

  

• Wählen Sie Benachrichtigungen über Aufgabenzuweisung und Aufgabenabschluss an den Konversationsfeed des Plans senden aus
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Benachrichtigungen zu aktivieren (zum Deaktivieren der Benachrichtigungen deaktivieren Sie dasselbe Kontrollkästchen).

Um einen Plan zu abonnieren, markieren Sie die drei Punkte rechts neben dem Plan und wählen Sie dann Plan im Posteingang folgen. Gehen Sie genauso vor, um sich abzumelden, wählen Sie jedoch Im Posteingang Plan nicht mehr folgen.

Vor- und Nachteile der Microsoft Planner-App

Vorteile

• Organisieren Sie die Teamarbeit und erledigen Sie mehr
• Einfach zu bedienen, da Sie es mit einem Klick starten können
• Arbeit visuell organisieren
• Sichtbarkeit und Transparenz
• Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Team
• E-Mail-Benachrichtigungen zu Aufgaben und Plänen
• Arbeiten Sie auf allen Ihren Geräten
• Verfügbare Kanäle zum Senden von Feedback bei Problemen mit der App

Nachteile

• Nicht für den persönlichen oder staatlichen Gebrauch verfügbar
• Die App ist nicht wie andere Team-Collaboration-Apps wie Asana vollständig entwickelt, da einige Funktionen noch in der Entwicklung sind

Laden Sie die Planner-App aus dem Microsoft Office Store herunter.

Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit der Microsoft Planner-App im Kommentarbereich unten mit.