Microsoft Office 2010 und 2013 profitieren jetzt von einer Reihe neuer Funktionen von Document Inspector. Der Dokumentinspektor, auch als „Tool zum Überprüfen auf Probleme“ bezeichnet, überprüft Ihre Office-Dokumente auf Elemente, die möglicherweise persönliche oder versteckte Informationen enthalten.

Diese vertraulichen Informationen sind wichtig, da sie Informationen über die Präsentation oder Ihr Unternehmen enthalten können, die Sie nicht für andere Personen freigeben möchten, wenn Sie Ihre Excel-, PowerPoint- oder Word-Dokumente freigeben. Aus diesem Grund sollten Sie die Dokumente oder die Metadaten (Dokumenteigenschaften) überprüfen, bevor Sie sie öffentlich freigeben.

So funktioniert der Document Inspector. Zunächst wird versucht, den privaten oder verborgenen Inhalt automatisch aus dem Dokument zu entfernen. Wenn dies fehlschlägt, erhalten Sie eine Warnung.

Hier ist die Liste der neuen Inspektionen:

PowerPoint und Word:

1. Eingebettete Dokumente
2. Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente

Excel:

1. Eingebettete Dokumente
2. Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente
3. Links zu anderen Dateien
4. PivotTables, PivotCharts, Cube-Formeln, Slicer und Zeitleisten *
5. Echtzeitdaten-Funktionen
6. Excel-Umfragen *
7. Definierte Szenarien
8. Aktive Filter
9. Benutzerdefinierte Arbeitsblatteigenschaften
10. Versteckte Namen

Zeitleisten und Umfragen werden in Excel 2010 nicht unterstützt, daher werden sie von Document Inspector nur in Excel 2013 erkannt. Außerdem informiert uns der offizielle Microsoft-Blog über Folgendes:

"Einige der neuen Inspektoren werden möglicherweise nicht in Excel 2010 mit den November- und Dezember-Updates für Office 2010 angezeigt. Sie werden Anfang 2015 in einem Update angezeigt."

Obwohl die neuen Funktionen Document Detector verbessern, sollten Sie bei der Arbeit mit vertraulichen Informationen berücksichtigen, dass einige Elemente nicht erkannt werden können, nur weil Document Detector sie nicht erkennen soll.

"In Excel können Sie beispielsweise Daten in einer weit entfernten Zeile oder Spalte ablegen, die beim gelegentlichen Überprüfen der Tabelle möglicherweise nicht angezeigt wird, oder in Word oder PowerPoint können Sie einige Daten mit einem Bild versehen und vergessen, dass sie dort enthalten sind."

Denken Sie daran, dass Document Detector die rechtliche Überprüfung nicht ersetzt, wie der offizielle Microsoft-Blog erneut betont. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, vertrauliche Informationen preiszugeben, weil Sie der Meinung sind, dass Document Detector sich auch darum gekümmert hat, sollten Sie bedenken, dass Microsoft dafür nicht haftet.

Weitere Informationen zum Dokumentinspektor finden Sie auf der Support-Seite von Microsoft für Excel, Word und PowerPoint.

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