In der modernen, wettbewerbsintensiven Geschäftswelt stehen alle Unternehmen vor neuen Herausforderungen hinsichtlich nachhaltiger Produktivität und der Schaffung der engagiertesten Belegschaft. Das Erreichen des Zieloutputs in einer Organisation hängt hauptsächlich von der Konsistenz des Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter ab.

In der heutigen Geschäftswelt kann kein Unternehmen seine höchste Produktivität erreichen, wenn nicht jeder einzelne Mitarbeiter sich verpflichtet hat, die Organisationsebenen für die Produktivität zu verbessern. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter zum Wachstum des Unternehmens beitragen werden.

Leider neigen einige Geschäftsinhaber dazu, die tägliche Produktivität ihrer Mitarbeiter nicht zu überwachen, und das Ergebnis ist die Tatsache, dass ihre Arbeitsleistung das Wachstum des Geschäfts beeinträchtigt und dieses Ding nicht erkannt und kontrolliert werden kann.

So etwas würde die Fähigkeit des Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, ruinieren. Dank der Technologie und der Softwaretools zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität müssen Unternehmen jedoch nicht zu lange auf die Leistungsbeurteilungsprogramme der Mitarbeiter warten, um zu wissen, wie sie bei der Arbeit sind.

Hauptgründe für den Einsatz von Mitarbeiterüberwachungssoftware

E-Mails sind die Hauptursache für Datenschutzverletzungen in Unternehmen, da Mitarbeiter Informationen über Geschäftskorrespondenz austauschen müssen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Daten zu sichern und zu verfolgen, wenn Sie die HIPAA-Gesetze, GRAMA-Anforderungen und FINRA-Vorschriften einhalten müssen.

Auf dem Markt sind einige einfache E-Mail-Überwachungslösungen erhältlich, mit denen Sie die E-Mails Ihrer Mitarbeiter überwachen können, um sicherzustellen, dass wichtige Daten nicht absichtlich oder versehentlich weitergegeben werden. Mitarbeiterüberwachungsprogramme umfassen E-Mail-Überwachungsfunktionen und weitere Tools zur Überwachung anderer Aktivitäten der Mitarbeiter, während diese ihre Arbeit erledigen.

Ein weiterer zentraler Aspekt der Mitarbeiterüberwachungssoftware ist die Fähigkeit, ihre Aktivität zu überprüfen, während die Geräte des Unternehmens wie Laptops und Desktops verwendet werden. Mit solchen Lösungen können Sie sehen, auf welche Websites Ihre Mitarbeiter zugreifen, welche Mitarbeiter normalerweise Dateien herunterladen und wann sie USB-Laufwerke anschließen oder entfernen.

Diese Tools können Sie auch benachrichtigen, wenn nach bestimmten Keywords gesucht wird, die Anlass zur Besorgnis Ihres Unternehmens geben. Dazu gehören Jobsuche, Pornografiesuche oder Suchanfragen im Zusammenhang mit Wettbewerbskontakten.

Die besten Tools zur Überwachung des Arbeitsplatzes bieten Ihnen administrative Kontrolle, mit der Sie solche Aktivitäten blockieren und den Zugriff auf unangemessene oder ungesicherte Websites einschränken können. Sie können Tools zur Überwachung der Arbeit Ihres Mitarbeiters erfolgreich einsetzen, um herauszufinden, was ein Mitarbeiter derzeit tut.

Was ist rechtlich und technisch zu beachten?

Das Überwachen der E-Mails von Mitarbeitern scheint eine Verletzung der Privatsphäre von Mitarbeitern zu sein, aber der Oberste Gerichtshof der USA hat bereits 2010 entschieden, dass es für Organisationen und Unternehmen legal ist, die Handlungen von Mitarbeitern zu überwachen, während sie arbeiten und das Unternehmen nutzen ' Ausrüstung. Dies umfasst Pager, Laptops, USB-Laufwerke und mobile Geräte. Programme zum Überwachen von Schlüsselprotokollen und zum Erfassen von Kennwörtern können verwendet werden, auch wenn ethische Kontroversen über das Thema ihrer Verwendung bestehen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Bundesregierung die Internetüberwachung der Mitarbeiter nicht einschränkt. Auf der anderen Seite gibt es einzelne Staaten, bei denen der Schutz an erster Stelle steht.

In immer mehr Bundesstaaten müssen Mitarbeiter ihre Mitarbeiter benachrichtigen, falls ihr Unternehmen die Online-Aktivitäten der Mitarbeiter überwacht. Dies schließt Tastenanschläge und E-Mails ein. Solche Benachrichtigungen können im Mitarbeiterhandbuch oder als E-Mail-Erinnerung veröffentlicht werden.

Stealth-Modus vs. Transparent-Modus

Wenn Arbeitgeber solche Überwachungstools verwenden, können sie zwischen dem Stealth-Modus und dem transparenten Modus wählen.

Der Stealth-Modus wird auch als stiller Modus bezeichnet. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht sehen können, dass sie überwacht werden. Hochwertige Überwachungstools werden von den Mitarbeitern unbemerkt und unentdeckt ausgeführt.

Durch den transparenten Überwachungsmodus können Ihre Mitarbeiter das Überwachungsprogramm auf ihren Systemen anzeigen. Diese Software muss auf jedem einzelnen Computer einschließlich des Verwaltungsportals installiert werden. Dies ist nicht so einfach wie der Stealth-Modus, da die Administratoren jeden einzelnen Bericht jedes Systems überprüfen müssen, um festzustellen, wie es den Mitarbeitern geht.

Wie funktionieren Überwachungstools?

Tools zur Mitarbeiterverfolgung müssen auf mehreren Systemen installiert werden, einschließlich einer zentralen Station, damit Arbeitgeber sie von Benutzern nicht erkennen können. Damit diese Art von Tool ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie zuerst die Firewall deaktivieren. Sie wird nach Abschluss des Installationsvorgangs wieder aktiviert.

Andererseits ist es praktisch unmöglich, dass das Programm ohne zusätzliche Patches und Programmierungen funktioniert, damit die PC-Überwachungssoftware das Programm umgehen kann. Dies wird ein Loch in das Sicherheitssystem stechen und das Netzwerk für alle Arten von Malware, Viren, Spyware usw. anfällig machen.

Seien Sie vorsichtig bei verkleideten Viren

Sie sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass es viele Tools zur Mitarbeiterüberwachung gibt, die tatsächlich als Viren getarnt sind. Sie bieten zwar Funktionen zum Keylogging und zur Kennworterfassung, sammeln aber auch die Daten hinter den Kulissen und verkaufen sie, um gegen die Richtlinien zu verstoßen Sicherheit der Organisation. Die meisten Tools zur Überwachung der Mitarbeiteraktivität können auf der Firewall ausgeführt werden, es ist jedoch weiterhin möglich, dass einige Bedrohungen unentdeckt weitergegeben werden.

Bereitstellung der Software: Cloud und lokal

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Art und Weise, wie Sie die Software implementieren. Lokal ist die am häufigsten verwendete Option, und die meisten Tools bieten sie an. Auf diese Weise können Sie das Programm und die von ihm erfassten Daten auf Ihrem eigenen Server hosten. Diese Lösung erfordert etwas mehr IT-Kenntnisse und die Einrichtung kann länger dauern. Cloud-Lösungen hingegen sind einfacher zu verwalten und können schneller eingerichtet werden als die lokale Bereitstellung.

Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen

Kindersoftware und Überwachungssoftware sind zwei Lösungen, die die Nutzung von PCs überwachen. Sie werden beide auf einem einzigen Computer installiert und verwendet und sind nicht mit denselben Bedrohungen verbunden wie die E-Mail-Überwachungstools, von denen wir bereits gesagt haben, dass sie die Firewall umgehen.

Überwachungssoftware und Kindersoftware verfügen über zusätzliche Optionen zur Verhinderung von Cyberangriffen sowie Tools zur Überwachung von Kindern und Ehepartnern, wenn diese online gehen.

Es gibt viele Unternehmen, die auch nach E-Mail-Software und Apps suchen, die ein- und ausgehende Nachrichten auf Spyware, Viren und Trojaner überwachen.

Es gibt auch eine E-Mail-Verschlüsselungssoftware, die persönliche Daten und wichtige Informationen schützen kann, wenn diese an Empfänger von Drittanbietern übertragen werden. Mit solchen Tools wird sichergestellt, dass auf sensible Daten nur von Personen zugegriffen und diese verwendet werden, die diese Informationen wirklich benötigen, und sie gleichzeitig so sicher wie möglich aufbewahrt.

Hier sind die fünf besten Tipps zur Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten:

Teramind

Teramind bietet eine Software, die den Prozess der Erfassung des Benutzerverhaltens von Mitarbeitern auf PCs optimiert, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren, Effizienz und Effektivität zu überwachen, mögliche Bedrohungen zu erkennen und die Einhaltung der Branchenrichtlinien zu gewährleisten. Die Mission von Teramind ist es, Sicherheitsvorfälle zu reduzieren, indem Echtzeit-Zugriff auf Benutzeraktivitäten bereitgestellt wird, indem Warnungen, Warnungen, Weiterleitungen und Benutzersperrungen angeboten werden, um Unternehmen und Organisationen so sicher und effizient wie möglich zu halten.

Die Software wird sowohl mit On-Premise- als auch mit Cloud-basierten Bereitstellungsoptionen geliefert, um die Anforderungen jedes Unternehmens zu erfüllen.

Teramind kann erfolgreich ermitteln, welche Benutzer für Ihr Unternehmen am riskantesten sind, indem sie die Trends in ihrem Verhalten analysieren. Sie können herausfinden, gegen welche Richtlinien sie verstoßen haben, und diese dann erläutern, um zukünftige Vorfälle zu vermeiden.

Mit diesem Tool können Sie auch Regeln schreiben, die auf beobachtbare Benutzeraktivitäten reagieren, z. B. das Blockieren des Versands einer E-Mail oder das Warnen beim Drucken eines bestimmten Dokuments. Sie haben auch die Möglichkeit, alle Aktivitäten aufzuzeichnen und zu protokollieren und sie wie ein Video abzuspielen und Sitzungsmetadaten zu analysieren.

Um mit der Software zu beginnen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Melden Sie sich kostenlos bei der Mitarbeiterüberwachungssoftware Teramind Basic Cloud an.
• Installieren Sie die Überwachungsagenten auf den Maschinen, die Sie überwachen möchten, und entscheiden Sie sich für Vollzeit- oder Teilzeitoptionen für die Steuerung.
• Sie müssen jede Warn- und Überwachungseinstellung anpassen, um die Plattform an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
• Sie können über die Plattform der Software auf alle Funktionen zugreifen, um einzigartige Überwachungsfunktionen zu erhalten, die sowohl die Sicherheit als auch die Produktivität steigern.

HipChat

HipChat funktioniert ziemlich gut als ergänzendes Tool für WorkZone-artige Plattformen. Dies ist ein Zeitmanagement-Tool, das im Wesentlichen ein Instant Messenger für Arbeitsplätze ist. Sie können es verwenden, um dauerhafte Chatrooms oder eine 1-zu-1-Kommunikation einzurichten.

Eine der nützlichsten Funktionen ist die vollständige Chat-Historie. Jetzt müssen Mitarbeiter, die ein Meeting auf HipChat verpasst haben, nicht mehr jemanden unterbrechen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Sie müssen lediglich die Sitzung erneut besuchen und schnell darin blättern.

Diese Zeiterfassungssoftware ist ein wichtiges Instrument, um die tägliche Arbeitsleistung der Mitarbeiter zu überprüfen, und es kann sich als Gelegenheit erweisen, herauszufinden, welche Strategien zur höchsten Produktivität führen.

WorkiQ

WorkiQ ist ein Tool, das das Computerverhalten von Mitarbeitern aufzeichnet und Berichte über deren Zeitaufwand für unproduktive und produktive Anwendungen bereitstellt. Das Dashboard des Tools bietet klare visuelle Informationen darüber, welche Mitarbeiter aktiv an ihrer Arbeit beteiligt sind und welche ständig abgelenkt werden.

Dieses Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Arten von Aktivitäten zu kategorisieren, Prozesse in allen Anwendungen zu verfolgen und zu vergleichen, wie verschiedene Benutzer ähnliche Arbeitseinheiten verarbeiten. Die Verwaltungs-Dashboards bieten die folgenden Vorteile:

• Erkennen von unproduktiven Verhaltensweisen zum Zeitpunkt des Auftretens
• Produktives Verhalten erkennen und belohnen
• Vergleich der tatsächlichen Mitarbeiterproduktivität, einschließlich des Mixes und der Komplexität der Arbeit, die die Mitarbeiter erledigen
• Remote-Mitarbeiter verwalten
• Ermittlung der Leistungsträger, um ihre Prozesse über einen längeren Zeitraum hinweg replizieren zu können
• Verbesserung der Arbeitsverteilung durch Ermittlung von nicht ausreichend genutzten Fähigkeiten oder überarbeiteten Mitarbeitern

DeskTime

DeskTime ist eine einfache und sichere Zeiterfassungs-App, mit der Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens steigern können. Mit diesem Tool können Sie die täglichen Aktivitäten, Krankenstände, Überstunden und Urlaube Ihrer Mitarbeiter einfacher überwachen. Sie erhalten einen klaren Überblick über den Workflow Ihres Teams. Mit DeskTime können Sie Apps, URLs und auch die Offline-Zeit nachverfolgen und auf detaillierte Daten zugreifen, wie Ihre Mitarbeiter Apps und Websites verwenden und was sie tun, wenn sie nicht online sind.

Das Tool bietet Ihre automatischen Screenshots und Aktivitätsraten-Tracker, mit denen Sie die Zeit verfolgen können, die Sie für einzelne Projekte aufgewendet haben. DeskTime bietet detaillierte Einblicke und Berichte für die Abrechnung. Sie können damit auf einfache Weise CSV-Berichte anpassen, herunterladen und auch senden, um Ihren Kunden die genauesten Informationen über den Arbeitsaufwand und die Zeit zu liefern, die sie für alle vom Unternehmen entwickelten Projekte aufgewendet haben.

Sie können lokale und entfernte Teams sowohl von Ihrem Mobiltelefon als auch von Ihrem Desktop aus überwachen. Auf diese Weise können Sie Zeit sparen, indem Sie unterwegs die Berichte über die Leistung Ihres Unternehmens einsehen. Das Support-Team des Tools ist per Chat, Voicemail und auch per E-Mail erreichbar. Das DeskTime-Team befolgt die Sicherheitsstandards der Branche, um die persönlichen Informationen zu schützen, die es zur Verfügung stellt.

Asana

Asana ist ein Tool, das Aufgaben, Projekte, Dashboards und Konversationen bietet, damit Teams ihre Arbeit effizienter von Anfang bis Ende ausführen können. Sie können den Fortschritt für jedes Projekt anzeigen, ohne eine Statusbesprechung zu planen oder E-Mails senden zu müssen. Mit diesem Tool können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um alles zu verfolgen, was für Sie von großer Bedeutung ist, unabhängig davon, ob es sich um Bugs, Bewerber oder Leads handelt.

Sie können Ihre Aufgaben in gemeinsamen Listen oder Foren für alle Ihre Besprechungen, Programme und Initiativen organisieren. In den Abschnitten und Spalten können Sie Asana anpassen, um sie an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen und all Ihren Projekten Struktur zu verleihen.

Sie können die Arbeit einer Aufgabe in kleinere Teile aufteilen oder sie auf mehrere Projekte aufteilen. Wenn eine einzelne Aufgabe zu einer großen und wichtigen Initiative wird, können Sie sie schnell in ein Projekt umwandeln.

Das Verhalten der Mitarbeiter ist unvorhersehbar. Mithilfe dieser großartigen Tools können Sie die Effizienz bei der Arbeit und die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens steigern. Stöbern Sie durch alle und wählen Sie Ihren Favoriten, je nach Ihren Bedürfnissen. Wir garantieren die hohe Qualität aller oben diskutierten Tools zur Überwachung der Aktivität Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit.